ruangbit.

Digitalisasi Arsip Surat

Ruangbit – Kami melayani jasa pembuatan aplikasi mengelola arsip surat dengan layanan lengkap dan terpercaya, berikut ini kami sajikan tentang digitalisasi arsip surat.

Pendahuluan

Keputusan untuk mengadopsi solusi pengarsipan email tertentu harus didasarkan pada berbagai faktor – ukuran perusahaan Anda, persyaratan penyimpanan Anda, dan yang terpenting, kewajiban hukum Anda berdasarkan tindakan kepatuhan – seperti HIPAA atau Sarbanes-Oxley.

Untuk membantu Anda menemukan perangkat lunak pengarsipan yang tepat untuk bisnis Anda, kami membuat daftar fitur perangkat lunak pengarsipan email yang harus dimiliki yang relevan untuk kepatuhan dan penemuan. Jika Anda memerlukan titik referensi cepat, gulir ke bawah hingga akhir untuk daftar periksa fitur perangkat lunak pengarsipan email.

1. Mesin Pencari Komprehensif

Solusi pengarsipan email Anda harus memiliki mesin telusur yang fleksibel , lengkap, dan mudah digunakan . Ini akan memberi administrator dan karyawan kemampuan untuk mencari pesan atau percakapan email tertentu.

  • Fungsi pencarian yang baik akan berisi berbagai kriteria pencarian dan dapat mencari melalui .pdf dan lampiran kata .
  • Jika Anda mendapatkan banyak hasil, seharusnya ada opsi yang disebut ” subpenelusuran ” atau ” pencarian dalam pencarian ” yang akan membantu Anda mempersempit hasil.
  • Agar pengguna dapat mengelola arsip dengan tepat, pencarian harus dibarengi dengan berbagai opsi pesan seperti ekspor, teruskan, cetak, pulihkan, dll.

Namun, fungsi penelusuran klasik tidak akan membantu Anda jika Anda mencari satu pesan email yang sulit dipahami dan menelusuri seluruh organisasi.

Itulah mengapa pengarsipan email Anda harus memiliki fungsi penelusuran lanjutan . Ini dirancang untuk membantu petugas kepatuhan dan admin melakukan pencarian yang lebih kompleks dan menuntut.

Ini memungkinkan Anda menyusun pencarian Anda dengan lebih baik, menggabungkan beberapa opsi dan operator pencarian dengan menambahkan bidang dan blok untuk menunjukkan dengan tepat email yang tepat di jutaan email lainnya. Pencarian lanjutan memberi Anda sejumlah hasil yang dapat dikelola bahkan jika Anda mencari melalui data email berukuran terabyte.

2. Dukungan eDiscovery dan Kepatuhan

Solusi Anda perlu menjamin arsip anti-rusak . Salah satu keuntungan yang paling jelas dari pengarsipan email adalah mencegah file penting Anda diubah, dihapus, disalahgunakan, atau dipindahkan.

Ini penting karena perusahaan perlu membuktikan keaslian dan integritas email yang dipermasalahkan jika digunakan sebagai bukti di pengadilan.

Penahanan hukum adalah proses yang digunakan organisasi untuk mempertahankan informasi relevan yang disimpan secara elektronik saat mereka mengantisipasi litigasi , penyelidikan , atau audit .

Ini berarti bahwa catatan elektronik tertentu harus disimpan setelah masa penyimpanan aslinya.

Fitur perangkat lunak ini memungkinkan admin dan petugas kepatuhan untuk menerapkan penangguhan hukum pada kotak surat pengguna tertentu dan dengan demikian menjaga komunikasi mereka tanpa batas waktu atau hingga kasus diselesaikan .

3. Pengindeksan yang Memadai

Ketika sebuah email mencapai sistem pengarsipan, itu dibaca berdasarkan daftar kriteria yang ditentukan. Sistem kemudian membuat daftar istilah (disebut indeks) yang nantinya dapat digunakan sebagai kriteria pencarian.

Solusi pengarsipan yang baik akan dapat mencari tidak hanya berdasarkan kriteria umum seperti subjek email, pengirim dan penerima, tetapi juga mencari lampiran, percakapan, ukuran pesan, dan ukuran lampiran .

Fitur ini sangat penting karena memfasilitasi pencarian Anda dan pada akhirnya meningkatkan respons eDiscovery Anda dengan memungkinkan ekstraksi cepat dari catatan yang tepat untuk mendukung permintaan hukum dan permintaan internal untuk data.

Banyak solusi melakukan pekerjaan yang cukup baik dalam mengindeks kriteria header email dan badan pesan, tetapi sangat sedikit yang benar-benar dapat mengindeks lampiran , apalagi mencari melalui file zip . Terkadang informasi penting bisnis yang Anda cari terdapat dalam dokumentasi terlampir, jadi pastikan solusi pengarsipan email Anda juga dapat mengindeks dan menelusuri file-file ini.

4. Kebijakan Retensi Email yang Dapat Disesuaikan

Kebijakan retensi email sangat bergantung pada peraturan pemerintah, negara bagian, dan industri yang mendorong pengarsipan email dan dapat berbeda secara signifikan dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya.

Petugas kepatuhan dan tim hukum bertugas mempelajari undang-undang yang relevan dan membuat kebijakan pengarsipan email yang mencerminkannya.

Solusi pengarsipan email dengan manajemen kebijakan yang baik tidak hanya memungkinkan Anda menetapkan dan mengotomatiskan kebijakan tertentu, tetapi juga menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia dan mencegah perusakan data yang diarsipkan .

Setelah periode penyimpanan berakhir, data akan dihapus secara otomatis dari sistem Anda (biasanya setelah 7 tahun), karena tidak diperlukan lagi untuk tujuan kepatuhan. Anda juga akan mendapatkan manfaat tambahan dari ruang penyimpanan baru.

5. Akses Arsip

Terakhir, arsip email harus memiliki fitur yang memungkinkan perusahaan menggunakan arsip sebagai tempat penyimpanan pengetahuan . Dengan cara ini, pengguna yang berwenang dapat mengekstrak pesan dan data darinya bila diperlukan. Manfaat dari fitur ini adalah memungkinkan pengguna yang berwenang untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa perlu berkonsultasi atau mengganggu staf TI mana pun.

Solusi pengarsipan email yang baik juga dilengkapi dengan peran pengguna yang dapat dikonfigurasi . Ini berarti Anda dapat menentukan sendiri tingkat akses untuk mengontrol izin dan akses ke arsip .

Pengguna akhir biasanya hanya memiliki akses ke kotak surat mereka, sementara administrator dan petugas kepatuhan memiliki izin khusus dan dapat mencari melalui surat semua orang.

Fitur jejak audit memungkinkan anggota staf yang bertanggung jawab untuk memantau dan mencatat aktivitas pengguna, yang sangat penting dalam mencegah upaya menghapus atau mengubah beberapa informasi yang berpotensi memberatkan.

Untuk Anda yang ingin membuat aplikasi mengelola arsip surat, ruangbit menyediakan jasa pembuatan aplikasi pengelola arsip surat. Jika Anda tertarik dengan tawaran kami, silahkan menghubungi WA : 0813-5799-3755.

Visit Us

PO Box 223158
Road Wordwide Country, USA

Email us

support@mail.com
creative@digital_agency.com

call us

+91-234-567-8900
+91-234-567-8999

get in touch