ruangbit.

Apa itu Aplikasi Pengarsipan Surat?

Pendahuluan

Aplikasi pengarsipan Surat mengompres dan menyimpan email yang lebih tua dari usia tertentu yang ditentukan pengguna dengan tujuan untuk merujuk atau mengaudit di kemudian hari. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan catatan lengkap dari setiap transaksi email tanpa perlu menggunakan penyimpanan yang signifikan. 

Dengan mengarsipkan email, perusahaan dapat mengaudit percakapan email karyawan, riwayat interaksi email penjualan, dan lainnya untuk tampilan yang lebih lengkap tentang riwayat percakapan pengguna atau perusahaan. Departemen TI akan menggunakan solusi pengarsipan email untuk menyimpan riwayat email, memungkinkan tim SDM, manajemen, tim penjualan, dan lainnya untuk mengaudit email yang diarsipkan dan membuat keputusan bisnis. 

Agar memenuhi syarat untuk disertakan dalam kategori Pengarsipan Email, produk harus:

  • Kompres dan simpan email di luar usia tertentu
  • Berikan pencarian kata kunci untuk menyortir email yang diarsipkan
  • Lindungi email yang disimpan dengan enkripsi dan tindakan keamanan lainnya

Praktik Terbaik Pengarsipan Surat

Perusahaan menghasilkan banyak banyak jenis data setiap hari. Mengelola sistem pengarsipan email dengan cara yang sesuai, hemat biaya, dan efisien tidak pernah semudah ini.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari investasi pengarsipan email mereka, organisasi harus mencari fitur ini sebagai bagian dari praktik terbaik pengarsipan email:

Performa bagus dan pengalaman pengguna

Sistem pengarsipan email yang ideal menyediakan repositori terpusat dan dapat dicari yang memberi pengguna akses ke data historis. Di tingkat pengguna, ini harus sederhana dan intuitif, dengan pengalaman pengguna yang familier yang sesuai dengan alur kerja organisasi dan membuat karyawan tetap produktif. Dan kinerja pencarian harus cepat dan akurat tidak peduli seberapa besar arsip tumbuh. Di tingkat organisasi, ini akan membantu tim TI, kepatuhan, dan hukum mengurangi biaya dan kerumitan dalam mengelola dan memantau volume data yang meledak saat ini.

Fidelitas tinggi dan kualitas data

Untuk mendemonstrasikan lacak balak dan mempertahankan setiap pesan yang dibutuhkan organisasi, praktik terbaik pengarsipan email menentukan bahwa arsip harus aman dari kegagalan. Pertimbangkan solusi pengarsipan email yang dapat menjamin bahwa tidak ada pesan yang hilang, bahkan jika jaringan mati. Bersikeras bahwa vendor pengarsipan awan dapat membuktikan bahwa tidak ada yang dihapus dari kotak surat penjurnalan hingga disimpan dengan aman di arsip. Solusinya juga harus menyediakan pelaporan lengkap dan jejak audit yang transparan dan tidak dapat diubah yang memungkinkan perusahaan menunjukkan bahwa ia telah memenuhi semua persyaratan retensi, lacak balak, dan penahanan hukum.

Keamanan data

Jika data yang diarsipkan tidak aman, maka organisasi berisiko tidak patuh. Untuk menjaganya tetap aman, data apa pun yang keluar dari lingkungan harus selalu dienkripsi. Pertimbangkan solusi pengarsipan cloud yang melindungi saat transit dan saat istirahat di infrastruktur arsip cloud. Kunci enkripsi harus dimiliki sendiri oleh Perusahaan tidak dibagikan dengan penyedia arsip cloud sehingga tetap memiliki kontrol penuh atas siapa yang dapat mengakses data arsip. 

Pusat data yang digunakan untuk menampung arsip cloud harus bersertifikat SSAE-16 SOC 2 Tipe II tidak hanya untuk fasilitas fisik, tetapi juga untuk layanan itu sendiri.

Pengarsipan Surat Lokal vs. Cloud

Meskipun arsip email secara tradisional disimpan pada media berbiaya rendah lainnya, cloud adalah opsi pengarsipan email yang semakin populer karena penurunan biaya, efisiensi yang lebih besar, dan kemampuan tambahan dibandingkan pengarsipan di tempat. Tren hanya akan semakin cepat karena semakin banyak data yang berasal dan tinggal di cloud.

Perusahaan lain memindahkan arsip mereka ke pengarsipan email berbasis cloud untuk mengecilkan jejak data dan infrastruktur mereka. Langkah seperti itu dapat menurunkan biaya karena layanan cloud menikmati skala ekonomi TI yang bahkan tidak dapat ditandingi oleh sebagian besar perusahaan besar. 

Langkah tersebut juga dapat meningkatkan keamanan dan kinerja. Mengambil data untuk audit dan permintaan hukum dari arsip email berbasis cloud biasanya jauh lebih mudah dan lebih cepat daripada dengan brankas lokal. Untuk perusahaan yang telah memindahkan email dan infrastruktur kolaborasi mereka ke Office 365, pilihannya semakin jelas bahkan arsip kepatuhan lokal terbaik pun tidak dapat mengarsipkan konten berbasis cloud secara efisien. Pengarsipan email berbasis cloud seringkali lebih murah, lebih mudah dikelola, dan lebih andal.

Memigrasikan arsip email ke cloud membutuhkan waktu, uang, dan sumber daya. Untuk merampingkan proses dan mengurangi risiko kehilangan data, organisasi harus mempertimbangkan strategi migrasi arsip email yang sesuai dengan tujuan, kebutuhan, dan sumber daya mereka.

Berikut adalah empat pendekatan untuk dipertimbangkan:

  • Pindahkan semua data.
  • Letakkan data baru di cloud, simpan data lama di arsip yang ada.
  • Migrasikan semua data penting.
  • Migrasikan data yang termasuk dalam kebijakan penyimpanan Anda.

Setiap opsi memiliki pro dan kontra, dan tidak ada pendekatan tunggal yang terbaik untuk setiap Perusahaan.

Untuk Anda yang ingin membuat Aplikasi Pengelola Arsip Surat, Ruangbit menyediakan jasa pembuatan Aplikasi Arsip Surat. Untuk informasi lanjut dapat menghubungi WA : 0813-5799-3755.

Visit Us

PO Box 223158
Road Wordwide Country, USA

Email us

support@mail.com
creative@digital_agency.com

call us

+91-234-567-8900
+91-234-567-8999

get in touch